Andare dall’altra parte dell’oceano senza spostarsi dal salotto.

Oggi Nuova Mobilità è lieta di offrirvi un “How to” degno della migliore manualistica del bricolage. In questo caso si tratta della descrizione di strumenti e operazioni da compiere per poter andare a tenere una conferenza a 10mila chilometri da casa senza spostarsi dal proprio soggiorno.

Le righe che seguono sono il frutto di una pluriennale esperienza di videoconferenze autogestite nell’ambito della New Mobility Agenda a partire dal 1995, quando l’ADSL era di là da venire. Nello specifico descrivono l’organizzazione di una videoconferenza tenutasi nel 2006 nella quale Eric Britton parlava da Parigi a un pubblico di Easthampton (Massachussets).

Il risultato si può quantificare nel risparmio sul costo del biglietto aereo e sulle spese di soggiorno, sostituiti da un collegamento in videoconferenza a costo zero, e nel risparmio di circa 2 tonnellate di CO2. Dopo la conferenza Eric cenò con sua moglie e Parigi e dormì nel suo letto. Più sostenibile di così…

Perchè una videoconferenza funzioni bene bisogna far sì che pubblico e relatore vengano integrati nel modo più realistico possibile, con efficienza e senza interruzioni all’interno della struttura della conferenza. Si tratta di qualcosa che anche se a prima vista può apparire di una complessità notevole, di fatto richiede solo un’attenta preparazione alla portata di chiunque abbia un minimo di elementari conoscenze sul web. Se lo hanno fatto alla New Mobility Agenda possono davvero farlo tutti. Ma come spesso succede il diavolo sta nei dettagli.

Per far funzionare bene il tutto è necessario stabilire tre canali di comunicazione. Per la conferenza in questione vennero stabiliti due collegamenti video SightSpeed (gratuiti) e un collegamento voce Skype (gratuito, per comunicazioni private e gestione generale “dietro le quinte”).

1. Collegamento video n. 1
Ha lo scopo di garantire al relatore fuori sede la piena partecipazione (per quanto possibile) all’evento.

  • Da casa sua Britton interagiva con la conferenza attraverso una webcam posta sul suo computer, che rappresentava la sua “faccia alla conferenza”;
  • La seconda parte di questo collegamento era una webcam installata sul palco degli oratori e orientata verso il pubblico, in modo che l’oratore fuori sede potesse vederne e valutane le reazioni con tutto quel che ne consegue. Questo collegamento si rivela molto utile nei momenti di discussione e dibattito con il pubblico, permettendo al relatore di vedere la persona che gli sta parlando o alla quale sta rispondendo, il feedback visivo è molto importante);
  • L’immagine del relatore è proiettata su uno schermo vicino al palco — è importante che questa immagine sia di dimensioni umane, tenendo presente che anche chi è in fondo al pubblico deve poter vedere;
  • Sarebbe opportuno mantenere un’immagine di dimensioni ridotte del relatore fuori sede anche quando sta parlando qualcun altro, come se stesse davvero sul palco ascoltando educatamente;
  • Quando è il turno del relatore fuori sede l’immagine dovrebbe ingrandirsi ma non diventare un ingombrante Grande Fratello;
  • Come feedback addizionale si può prevedere la presenza di un piccolo riquadro nell’angolo in basso a destra che riproduca quello che sta vedendo il relatore;
  • Quando si proietta un video l’immagine del relatore viene ridotta a un piccolo rettangolo nell’angolo in basso a destra dello schermo, in modo da mantenere il collegamento tra relatore e pubblico, come se il primo si trovasse davvero sul palco durante la proiezione.

2. Collegamento video n. 2
Garantisce al relatore fuori sede la sua “poltrona tra il pubblico”.

  • Questa webcam fornisce un collegamento video di sola andata e viene posizionata in fondo alla sala, leggermente in alto per dare una visione ottimale di quello che sta succedendo;
  • Fornisce al relatore un feedback sia visivo che sonoro, permettendogli di “stare tra il pubblico” e osservare costa succede durante tutto lo svolgimento della conferenza;
  • Questo comporta la necessità per il relatore di avere a disposizione due pc per poter separare i due collegamenti video. Meglio situare i due monitor uno di fianco all’altro in modo da avere sott’occhi tutto senza dover saltare in continuazione da un computer all’altro.

3. Collegamento audio
Il terzo collegamento è un semplice collegamento Skype in solo audio che ha un duplice scopo:

  • Suo obiettivo principale è quello di garantire un contatto audio privato tra il relatore e il tecnico responsabile del funzionamento dell’impianto audio video della conferenza. In caso di imprevisti questo collegamento molto discreto permette di risolvere i problemi senza intralciare tutto il resto. Di solito il tecnico si serve di un set di auricolare con microfono Bluetooth;
  • Garantisce anche un collegamento di emergenza nel caso il collegamente principale si blocchi. Succede raramente, ma in questi casi permette quanto meno di portare a termine i lavori senza ritardo. Non si è mai troppo prudenti quando si parla di tecnologia.
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4. Discussioni private
E’ bello avere a disposizione anche l’attrezzatura necessaria a consenitre discussioni di carattere più privato quando si rendono necessarie. Non è difficile farlo. L’idea è quella di creare uno spazio che consenta a chiunque di rivolgere domande inerenti questioni più personali al relatore fuori sede, costituito da alcuni monitor posizionati sul tavolo dei relatori, con una webcam che riprende la persona che voglia interloquire. Questo permette degli scambi più interattivi, come quelli che si verificano durante i coffee breaks e altri momenti informali alle conferenze. Non è complicato e rappresenta un grande valore aggiunto alla vostra cassetta degli attrezzi delle telecomunicazioni sostenibili.

5. A cosa prestare attenzione
Questo è tutto, ma ci sono alcune cose da avere ben presente.

  • Il fattore illuminazione è cruciale. In entrambi gli ambienti. Vale la pena di preoccuparsene per evitare sorprese.
  • Anche l’audio è molto importante e necessita di verifiche attente e di una regolazione molto accorta. Altoparlanti gracchianti e interruzioni dei collegamenti non sono divertenti.
  • Il relatore dovrebbe prendersi il tempo per fare in modo che la sua immagine non risulti troppo grande e non troppo centrata sullo schermo. Le persone perdono velocemente interesse verso i mezzi busti parlanti. E’ meglio poter disporre di uno sfondo visivamente attraente e di buona illuminazione e togliersi dal centro dell’inquadratura. Di regola metà dell’immagine dovrebbe essere occupata da qualcosa di diverso dal relatore. Simpatico e gentile. Come qualcuno che non sta urlando.
  • Se si intendono proiettare video o presentazioni è megli scaricarli prima e poi eseguirli dai pc presenti in sala. Serve a risparmiare banda preziosa ed evita una potenziale fonte di problemi.
  • E’ meglio non aprire programmi potenzialmente in conflitto con i collegamenti in modo da ridurre il rischio di interruzioni.
  • Larghezza di banda: un detto dice non si può mai essere troppo biondi o troppo ricchi. E non potete avere mai troppa larghezza di banda. Mai.

6. Cose belle da avere a disposizione

  • Webcam orientabili e zoomabili da parte del relatore fuori sede. Se ne trovano ormai di piuttosto economiche
  • possibilità di registrare tutto l’evento e di metterlo a disposizione in streaming web in modo da dare anche a chi non poteva esserci la possibiltà di assistere alla conferenza
  • “Registro delle presenze” on line per eventuali commenti e domande.

7. Prepararsi in anticipo.
E’ di importanza fondamentale. Se per qualsiasi motivo non seguite religiosamente queste procedure vi conviene cancellare la relazione. All’inizio insorgono sempre un sacco di piccoli problemi, e bisogna risolverli prima che cominci la conferenza. A meno che non preferiate imparare in pubblico.

  • E’ altamente raccomandabile eseguire un collegamento di prova una settimana prima della conferenza per assicurarsi di avere il pieno controllo della situazione. Questo vi dà anche la possibilità di effettuare eventuali modifiche e/o di reperire eventuale attrezzatura che vi accorgete di non avere.
  • 24 ore prima della trasmissione “prove generali”: passo per passo, minuto per minuto
  • un’ora prima dell’inizio della conferenza ci si collega da entrambe le parti per confermare la propria presenza, assicurarsi che tutto sia in ordine ed eventualmente per sistemare le ultime cose
  • poi si aspetta bevendosi un caffè e raccontandosi il film di come si è stati bravi a fare tutto questo.


Tutto qua. Nessuna pressione. Puro piacere. Seguite questo manuale e sarete pronti a coprire 10mila km in una frazione di secondo senza spendere una lira. Comportatevi da eroi. Raccontate ai vostri figli cosa avete fatto. Vi vorranno ancora più bene.

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